Nâng cao chất lượng hội nghị

Nội dung của từng hội nghị tuy khác nhau nhưng lại có chung một mục đích, đó là giúp cho những người tham gia hội nghị cũng như từng ngành, từng địa phương biết được những kết quả đạt được cũng như những hạn chế, khuyết điểm, nguyên nhân mạnh yếu, bài học kinh nghiệm và phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp để khắc phục khuyết điểm, phát huy ưu điểm nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ được giao trong thời gian tới của ngành mình, địa phương mình. Trên thực tế, không phải tất cả các hội nghị đều đạt được mục đích và yêu cầu đề ra, song hầu hết các đồng chí chủ trì hội nghị và các đại biểu tham gia vẫn vô tư vỗ tay chúc mừng hội nghị thành công tốt đẹp. Những ai có trách nhiệm với nước, với dân nếu tham gia các hội nghị kiểu hình thức, chiếu lệ như trên hẳn không ít day dứt và lo lắng. Không ít hội nghị, trong lúc người chủ trì đứng dậy đọc báo cáo thì ở dưới nói chuyện riêng, ra vào lộn xộn, nghe điện thoại, giải quyết việc riêng… 

 

Để nâng cao chất lượng hội nghị, thiết nghĩ, chúng ta phải làm tốt đồng thời một số vấn đề quan trọng sau. Trước hết, phải tổ chức thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, đúng thẩm quyền, trách nhiệm trong việc phân công chuẩn bị tài liệu, hội trường. Khi lập danh sách thành phần dự hội nghị, cần căn cứ vào nội dung của hội nghị để cân nhắc thật kỹ những đối tượng nào tham dự là hợp lý nhất, tránh mời quá rộng không cần thiết. Nội dung báo cáo phải ngắn gọn, súc tích, có trọng tâm, trọng điểm và phải gửi cho các đại biểu trước khi diễn ra hội nghị một thời gian đủ dài để có điều kiện đọc, nghiên cứu và chuẩn bị cho phát biểu ý kiến. Khi phân công  người báo cáo phải thực hiện đúng quy chế, quá trình báo cáo chỉ nên nêu tóm tắt những nội dung chính, những vấn đề cần xin ý kiến của cấp trên. Trước khi bước vào phần thảo luận, người chủ trì phải định hướng được các nội dung cần tập trung làm rõ. Quá trình tham gia thảo luận, các đại biểu tham gia ý kiến phải ngắn gọn, đúng trọng tâm, đi thẳng vào vấn đề cần thảo luận, nêu những vấn đề mới, cốt lõi, trên cơ sở đó đưa ra những vần đề cần góp ý, trao đổi; tránh tình trạng “kính thưa” quá nhiều người, quá nhiều chức danh, diễn đạt dài dòng, chỉ tập trung nêu thành tích của ngành mình, đơn vị mình, nhất là khi nêu thành tích, ưu điểm thì đề cập có tên tuổi, địa chỉ rõ ràng nhưng ở phần khuyết điểm, yếu kém thì chỉ đề cập chung chung kiểu “quăng chài”, không nói rõ trách nhiệm của tập thể hoặc cá nhân có liên quan. Bên cạnh đó việc duy trì trật tự trong hội nghị cũng rất cần thiết và không kém phần quan trọng góp phần vào thành công chung của hội nghị.