Quy định đột phá về ghi hóa đơn chứng từ
Theo Nghị định số 123/NĐ-CP của Chính phủ về ghi hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính thì Hóa đơn điện tử(HĐĐT) là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn này được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định. HĐĐT gồm hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm)…; phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… hình thức và nội dung hóa đơn được lập theo quy định và thông lệ quốc tế. HĐĐT đảm bảo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau mới được công nhận là hóa đơn điện tử. Đó là HĐĐT có đầy đủ các nội dung theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 như tên và số hiệu của chứng từ kế toán; ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Tiếp đó, HĐĐT trên được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán; đồng thời phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu.
Bên cạnh đó, để được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp (DN) phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng; có đội ngũ nhân sự đủ trình độ. Đồng thời, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định; DN có địa điểm và có hạ tầng kỹ thuật để thực hiện quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu. Để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện 3 bước là có quyết định áp dụng HĐĐT; thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan quản lý và trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo cơ chế 3 bên và tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.
Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng hóa đơn điện tử?
Sau gần 2 năm triển khai, thực tế tại các doanh nghiệp đã chứng minh việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)... Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện vàlo nơm nớp chứng từ bị thất lạc như trước đây; chỉ cần có Internet và 1 cái nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ đâu.
Ngoài ra, một khó khăn liên quan đến thói quen và nhận thức. Theo đó, đại bộ phận người dân Việt Nam thì hóa đơn đồng nghĩa với chứng từ giấy và HĐĐT chưa được nhiều người biết đến nên khi xuất cho khách hàng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này. Tại Nghệ An, việc từ ngày 1/7/2022, 100% doanh nghiệp áp dụng HĐĐT là thách thức không nhỏ vì có tới 90% doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa nên điều kiện về đầu tư hạ tầng và trình độ nhân lực bộ máy chưa tương xứng. Đó là chưa nói đến nhiều doanh nghiệp tại các địa phương miền núi, việc cung cấp dịch vụ HĐĐT còn một số hạn chế, bất cập...
Vì lý do trênnên quá trình áp dụng từ tháng 10/2020 đến nay, đã có nhiều trường hợp ghi sai HĐĐT. Về tình huống này, ngành Thuế đã có hướng dẫn xử lý sai sót với hóa đơn điện tử như sau:Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai. Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.
Từ kinh nghiệm thực tế áp dụng hóa đơn điện tử, cá nhân tôi nhận thời gian đầu ghi hóa đơn điện tử do chưa quen nên cũng có sai sót, nhưng sau này có kinh nghiệm xử lý sẽ thuận lợi hơn. Đó là trước khi chốt nội dung thông tin gửi cơ quan thuế để lấy chữ ký và mã số thuế thì kế toán 2 bên mua và xuất hóa đơn có thể trao đổi bản mềm pdf dự thảo để bổ sung, chỉnh sửa thông tin trước khi chốt chính thức để xuất và gửi cơ quan thuế sẽ giảm được sai sót, buộc phải sửa hoặc hủy hóa đơn...
Cuối cùng là sự chủ động và sẵn sàng của các doanh nghiệp, bởi trước đây xuất hóa đơn truyền thống, chỉ cần mã số và không cần chữ ký của cơ quan thuế nên doanh thu thuế khác với doanh thu thực dẫn tới thất thu thuế. Nay theo quy định mới, HĐĐT phải có chữ ký số của cơ quan thuế là 1 trong 3 bên thì mới hợp lệ và được chấp nhận, nếu gian dối sẽ bị phạt nặng nên các doanh nghiệp nhỏ chưa thực sự hào hứng.
Tuy nhiên, trong bối cảnh khó khăn, để nâng cao năng lực cạnh tranh nhiều doanh nghiệp đều tính toán cắt giảm chi phí đầu vào, giảm bộ máy gián tiếp thì sử dụng HĐĐT là một giải pháp hữu hiệu. HĐĐT cũng là kênh giám sát, quản lý doanh thu thuế tại các doanh nghiệp nên cần được hướng dẫn áp dụng nghiêm chỉnh và thực chất./.